Anleitung: Schuljahreswechsel
(ASV-Import)
Hinweise: Empfohlener Zeitpunkt für einen „Schuljahreswechsel – ASV-Import“ ist der Anfang des neuen Schuljahres, wenn die Daten in der ASV-NEO-DB richtiggestellt ist.
Reihenfolge: Bitte unbedingt zuerst den Schuljahreswechsel für Schülerinnen- und Schüler und im Anschluss den Schuljahreswechsel für Lehrkräfte durchführen.
Der „Schuljahreswechsel – ASV-Import“ sollte pro Organisation nur einmal ausgeführt werden, da ansonsten bereits durchgeführte Berechtigungen in Moodle / itslearning wieder erneut vergeben werden müssen.
Lerngruppen (außer permanente) werden im SCHULE@BW-Portal gelöscht und neu erstellt, das passiert im Anschluss zeitnah auch im Moodle- und im itslearning-System.
Bei nachträglichen ASV-NEO-DB Änderungen muss ein „normaler ASV-Import“ und kein erneuter „Schuljahreswechsel – ASV-Import“ durchgeführt werden.
Hinweis zu Schülerinnen- und Schülerkonten:
Schülerinnen und Schüler, welche die Schule wechseln, werden nach dem „Schuljahreswechsel – ASV-Import“ gelb markiert, aber verbleiben in der ursprünglichen Stammorganisation.
Der OrgAdmin muss im Anschluss markierte Schülerinnen und Schüler manuell löschen.
Schülerinnen und Schüler können nicht in eine andere Organisation umgezogen werden, diese bekommen ein neues Benutzungskonto in der neuen Organisation.
Hinweis zu Lehrkräftekonten: Der OrgAdmin erhält von der Schulleitung die Information welche Lehrkräfte den Schuldienst verlassen oder die Schule wechseln. Nachdem der „Schuljahreswechsel – ASV-Import“ durchgeführt wurde, sind die genannten Lehrkräfte gelb markiert.
Lehrkräfte, welche den Schuldienst verlassen (z.B. in Ruhestand gehen) müssen durch den OrgAdmin gelöscht werden.
Lehrkräfte, welche die Schule wechseln müssen aus ihrer alten Organisation entfernt werden
Diese Lehrkräfte können – bei Bedarf – während der Dublettenprüfung in die neue Organisation aufgenommen werden (hierzu bitte die Anleitung zur Dublettenprüfung beachten).
OrgAdmins können den Schuljahreswechsel - ASV-Import durchführen. Achtung: Starten Sie nur einen Schuljahreswechsel - ASV-Import zur selben Zeit!
Haben Sie Geduld! Ein Schuljahreswechsel - ASV-Import wird durch das IdAM-System asynchron im Hintergrund ausgeführt und kann - abhängig von der Anzahl der zu verarbeitenden Benutzerkontenzahl - von mehreren Minuten bis Stunden dauern.
Sie müssen nicht warten bis der Schuljahreswechsel abgeschlossen wurde, dieser läuft im Hintergrund und Sie können sich bei Bedarf sogar vom Rechner abmelden. Beim nächsten Anmelden am IdAM-System wird Ihnen das Ergebnis des Imports angezeigt.
Reihenfolge für einen Schuljahreswechsel:
Schritt 1: Schülerinnen und Schüler einer Organisation
Schritt 2: Lehrkräfte einer Organisation
Bei erneutem, bzw. weiterem Import:
Hier bitte keinen erneuten „Schuljahreswechsel – ASV-Import“ durchführen, da ansonsten bereits getätigte Berechtigungen in Moodle und Itslearning gelöscht werden. Darum, wenn notwendig, einen „normalen ASV-Import“ durchführen.
Schuljahreswechsel – ASV-Import: Schüler/innen oder Lehrkräfte wählen (Hinweis: Mit Schüler/innen beginnen!), den neuen Lernzeitraum (Schuljahr) wählen und „Einen Schuljahreswechsel durchführen“ wählen. Im Anschluss auf „Daten von ASV-Schnittstelle abrufen“ klicken.
Nachdem die Daten von ASV-NEO abgezogen wurden, werden die Daten vom IdAM auf Plausibilität überprüft.
Das Ergebnis der Überprüfung wird angezeigt:
Es werden Hinweise gegeben, z.B. warum Daten von Benutzungskonten nicht übernommen werden können.
Konflikte können eingesehen und sollten gelöst werden (hierzu bitte die Anleitung zur Dublettenprüfung beachten).
Unter „Keine Konflikte“ werden neue Benutzungskonten und Benutzungskonten ohne Konflikte angezeigt. „Datenabgleich“ bezieht sich auf Benutzungskonten, die bereits im IdAM angelegt waren.
Achten Sie bitte darauf keine Benutzungskonten vom Schuljahreswechsel auszuschließen. Deaktivieren Sie die Übernahme der Daten also nicht durch den Schieberegler in der Importübersicht. Alle Benutzerkonten, welche im neuen Schuljahr verfügbar sein sollen, müssen aktiviert sein. Falls die Datenübername deaktiviert wird, werden Benutzungskonten beim Schuljahreswechsel so behandelt, als würde die Person aus der Schule ausscheiden. Benutzungskonten in anhängigen Verfahren (z. B. Moodle) werden gelöscht.
Fahren Sie mit einem Klick auf „Import Nutzende durchführen“ fort.
Haben Sie Geduld!
Nun werden die Benutzungskonten im IdAM angelegt/aktualisiert, das kann etwas Zeit in Anspruch nehmen.
Eine Zählfunktion gibt Ihnen alle paar Sekunden einen aktuellen Status über den Fortschritt des Import- bzw. des Erstellungsvorgangs.
Der Import wird im Hintergrund durchgeführt, Sie können die Seite auch verlassen oder sich abmelden.
Sie werden über „IdAM-Profil-Aufgaben“ nach Fertigstellung informiert.
Nach erfolgtem Import wird ein Ergebnisreport angezeigt.
Hinweis:
Die Passwörter von bereits existierenden Benutzungskonten behalten weiter ihre Gültigkeit.
Für Benutzungskonten die neu angelegt wurden, müssen Accountbriefe für die Generierung von initialen Passwörtern erstellt werden. Fahren Sie dazu mit einem Klick auf „Abschließen und PDF herunterladen“ fort.
Anschließend muss für neue Benutzende Accountbriefe erstellt werden:
Empfohlen wird die Erstellung der Accountbriefe für neue Lehrkräfte sowie Schülerinnen und Schüler.
Für die spätere Verteilung der Accountbriefe für Schülerinnen und Schüler wird empfohlen die Accountbriefe je Klasse/Gruppe zu erstellen.
Bitte beachten Sie hierzu folgende Anleitungen:
- Accountbriefe für Lehrkräfte erstellen
- Accountbriefe für die ganze Klasse herunterladen
Abschließend muss das Löschen der entsprechenden Benutzenden erfolgen:
Dies betrifft Schülerinnen und Schüler, welche die Organisation verlassen.
Sowie Lehrkräfte, welche den Schuldienst verlassen (z.B. in Ruhestand gehen).
Lehrkräfte, welche die Organisation wechseln, sind von dieser Aktion nicht betroffen.
Bitte beachten Sie hierzu die Anleitungen zum Löschen von Benutzenden:
- Benutzende löschen (Schülerinnen oder Schüler)
- Benutzende löschen (Lehrkraft)
Um das Löschen mehreren Benutzenden zu vereinfachen, grenzen Sie die Suche nach den vorhandenen Kriterien ein und sortieren die Ergebnisliste nach dem Status. Somit erreichen Sie, dass die gelb markierten Benutzenden in der Ergebnisliste aufsteigend sortiert dargestellt werden können.